¿Qué es la factura electrónica? Definición y características

Definición: ¿qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un comprobante de pago que se genera, firma, envía y almacena en formato digital, en lugar de imprimirse en papel. En el Perú, para que tenga validez legal y tributaria, debe emitirse siguiendo el formato que exige la SUNAT y enviarse a través de un sistema autorizado (el propio de la SUNAT o un proveedor con homologación OSE/PSE, como Emito).

No es simplemente un PDF de una factura física escaneada: es un documento electrónico (un archivo XML) firmado digitalmente, que la SUNAT valida y registra en el momento en que se emite.

¿En qué se diferencia de una factura física?

• Formato: la electrónica es un archivo digital (XML) con representación visual en PDF; la física es un talonario impreso preimpreso por una imprenta autorizada.
• Validación: la electrónica se valida ante la SUNAT en el momento de la emisión (recibe un CDR de aceptación); la física se sustenta con el propio talonario.
• Envío: la electrónica se envía por correo o WhatsApp en segundos; la física se entrega en mano.
• Almacenamiento: la electrónica queda respaldada digitalmente; la física depende de que el emisor guarde una copia física.

¿Qué datos debe tener?

Como cualquier factura, debe incluir los datos del emisor (RUC, razón social), los del cliente (RUC, razón social), la serie y número correlativo, la fecha de emisión, el detalle de productos o servicios, el IGV y el total. La diferencia es que estos datos van estructurados en un archivo XML que la SUNAT puede leer y validar automáticamente, no solo impresos en una hoja.

¿Quién puede emitir facturas electrónicas?

Cualquier negocio con RUC activo puede convertirse en emisor electrónico, ya sea porque la SUNAT lo designa (según ciertos criterios) o porque se afilia voluntariamente. Una vez afiliado, puede emitir con el sistema gratuito de la SUNAT o con un proveedor como Emito, que además suma POS, inventario y guía de remisión.